Cách sử dụng mail merge trong word 2016

Mail Merge trong Word là gì? tiện ích của nguyên tắc này? bí quyết áp dụng như thế nào? tất cả sẽ được giải đáp trong bài viết này của bepgasvuson.vn về Mail Merge vào Word.Bạn vẫn xem: phương pháp làm mail merge vào word 2016

Mail Merge vào Word (Trộn thư) là khả năng hữu ích trong Microsoft Word, tính năng này giúp chúng ta giảm thiểu thời gian khi làm cho thư mời, thông báo, thư cảm ơn,… nhưng mà có một số trong những bạn lại chưa chắc chắn cách sử dụng công gắng cực hữu ích này. Hiểu rằng điều đó, bepgasvuson.vn sẽ hướng dẫn chúng ta cách áp dụng Mail Merge vào Word cụ thể nhất trong nội dung bài viết dưới đây.

Bạn đang xem: Cách sử dụng mail merge trong word 2016

Mail Merge là gì?

Trước khi mày mò về Mail Merge trong Word thì bọn họ hãy thuộc nhau tò mò xem Mail Merge là gì? Mail merge (hay nói một cách khác là chức năng trộn thư) là 1 trong những tính năng soạn thư 1 loạt trong Word.

Ví dụ:

Vấn đề: Bạn muốn viết thư mời cho những người trong công ty đến 1 buổi họp, các bạn đã có sẵn dữ liệu về khách hàng mời cũng như mẫu thư mời, nhưng các bạn lại phải điền từng tên của khách mời vào cụ thể từng lá thư. Việc đó sẽ rất tốn thời gian phải ko nào.

Giải pháp: Vậy nhằm viết được nhanh hơn thì bạn chỉ việc sử dụng Mail merge để tự động điền tất cả thư trong một nốt nhạc.

Mục đích và lợi ích khi sử dụng Mail Merge là gì?

Vậy mục tiêu và lợi ích khi thực hiện Mail Merge vào Word là gì?

Nhanh, gọn, đơn giản chỉ cùng với 6 bước.Số lượng dữ liệu nhiều vẫn áp dụng được.Tiết kiệm được không hề ít thời gian, công sức.

Mail Merger trong Word bằng phương pháp tạo mới danh sách chèn

Cách thực hiện Mail Merge trong Word trước tiên đó đó là tạo mới từ list chèn.

Bước 1: bên trên thanh công cụ các bạn vào tab Mailings. Kế tiếp chọn Start Mail Merge >> Step by Step Mail Merge Wizard.


*

Bước 2: Cửa sổ Mail Merge hiện ra.

Step 1 of 6: Bạn chọn Letter >> Next: Starting document. Step 2 of 6: Bạn chọn Use the current document >> Next: Select Recipients. Step 3 of 6: Bạn chọn Type a new list >> Next: Write your letter.


*

Bước 3: Xuất hiện cửa ngõ sổ New Address list >> Chọn Customize Columns.


*

Bước 4: Tại vỏ hộp thoại Customize Address List, bạn có thể tùy chỉnh một số tài liệu như sau:

Add: Thêm trường. Delete: Xóa các trường bao gồm sẵn. Rename: Đổi thương hiệu trường tất cả sẵn. Khi trả tất các bạn chọn OK.


*

Bước 5: Bạn điền thông tin cơ bản của các trường. Dưới đấy là ví dụ minh họa:

New Entry: Thêm loại mới. Delete Entry: Xóa dòng. Find: Tìm kiếm. Tiếp nối chọn OK.


*

Bước 6: Cửa sổ Save Address List hiện ra >> Đặt tên cho tệp tin này với chọn Save.


Bước 7: Sau đó, tại khung Mail Merge Recipients. Chúng ta có thể sửa thay đổi qua các chức năng:

Sort: Sắp xếp lại tài liệu khách mời theo trường nào đó, tùy vào những trường hợp. Filter: Lọc ra đông đảo danh sách quan trọng trong list dài. Find duplicates: Tìm những tài liệu giống nhau nhằm xóa đi. Validate address: Xác nhận địa chỉ. Bạn chọn OK.


Bước 8: Trở lại hành lang cửa số Mail Merge.


Bước 9: Bảng Insert Merge Field lộ diện >> chọn Database Fields. Chọn vào trường đã xây cất >> Chọn Insert tại các vị trí >> Chọn Next: Preview your letters.


Bước 10: Với ví dụ mặt dưới. Sau khoản thời gian đã chèn xong các trường >> Chọn Next: Complete the merge.


Bước 3: Bạn tiến hành lại Bước 7 – cách 11 theo hướng dẫn “Mail Merge vào Word bằng phương pháp tạo mới danh sách chèn“.

Cách sử dụng Mail Merge trong Word

Cách trộn thư trong Word 2016

Để có thể sử dụng Mail Mergẻ trong Word chúng ta thực hiện theo công việc sau:

Bước 1: Đầu tiên, bản hãy mở một tư liệu Word hiện có hoặc tạo ra một tài liệu mới.

Bước 2: Tiếp theo, từ tab Mailings (Thư), các bạn hãy nhấp vào lệnh Start Mail Merge (Bắt đầu trộn thư) với chọn Step-by-Step Mail Merge Wizard (trộn thư từng bước) từ thực đơn thả xuống.

Bước 3: Lúc này, vỏ hộp Mail Merge đã xuất hiện, bạn hãy lựa chọn loại tài liệu bạn muốn tạo từ ngăn tác vụ Mail Merge nghỉ ngơi phía bên phải hành lang cửa số Word. Trong ví dụ như này, mình đã chọn Letters. Tiếp nối nhấp vào Next: Starting document (Tiếp theo: Khởi đụng tài liệu) để gửi sang bước 4.


Bước 4: Bạn chọn tiếp Use the current document (Sử dụng tài liệu hiện tại), tiếp nối nhấp vào Next: Select recipients (Tiếp theo: Chọn bạn nhận) để chuyển sang cách tiếp theo.

Bây giờ các bạn sẽ cần một danh sách địa chỉ cửa hàng để Word bao gồm thể auto đặt từng địa chỉ vào tài liệu. Danh sách có thể nằm trong một tệp hiện tại có, ví dụ như sổ làm việc Excel hoặc chúng ta có thể nhập danh sách add mới từ vào Mail Merge Wizard (Trình chỉ dẫn trộn thư).


Bước 5: Chọn Use an existing list (Sử dụng list hiện có), tiếp nối bấm Browse (Duyệt) để chọn tệp.


Bước 6: Xác định vị trí tệp của bạn, tiếp đến nhấp vào Open (Mở).


Bước 7: Nếu danh sách add nằm vào sổ thao tác Excel, bạn hãy chọn worksheet, tiếp đến bấm OK .

Xem thêm: #1 : Cách Lập Ních Liên Minh Huyền Thoại Tốc Chiến Thử


​Lưu ý: Nếu bạn không tồn tại danh sách địa chỉ cửa hàng hiện có, bạn cũng có thể nhấp vào nút Type a new list (Nhập list mới) với nhấp vào Create (Tạo), sau đó nhập danh sách địa chỉ cửa hàng của bạn theo phong cách thủ công.


Bước 10: Tiếp theo bạn cần chèn tài liệu người nhận bằng cách đặt điểm chèn vào tài liệu nơi bạn muốn thông tin xuất hiện.


Bước 11: Tiến hành lựa chọn một trong các tùy lựa chọn giữ vị trí (placeholder). Trong ví dụ này, mình sẽ chọn Address block (chặn địa chỉ).


Bước 12: Tùy thuộc vào chọn lọc của bạn, một vỏ hộp thoại hoàn toàn có thể xuất hiện tại với các tùy chọn thiết lập khác nhau. Chọn các tùy chọn mong mỏi muốn, sau đó bấm OK.


Bước 13: Một trình giữ khu vực sẽ mở ra trong tài liệu của người sử dụng (ví dụ: «AddressBlock»).


Bước 14: Thêm bất kỳ giữ chỗ nào bạn muốn. Trong ví dụ, mình đã thêm một trình giữ nơi ở dòng Greeting line (Lời chào) ngay bên trên phần thân của bức thư.


Bước 15: Sau khi bạn đã hoàn tất, nhấp Next: Preview your letters (Tiếp theo: coi trước thư của bạn) như hình bên dưới.


Lưu ý: Đối với một số trong những bức thư, bạn chỉ cần thêm một Address block (Địa chỉ khóa) và Greeting line (dòng Lời chào). Nhưng chúng ta có thể thêm nhiều trình giữ khu vực hơn (như tên hoặc showroom của người nhận) vào phần thân của bức thư để cá nhân hóa nó hơn nữa.

Bước 16: Xem trước bức thư để bảo đảm an toàn thông tin từ list người dấn xuất hiện đúng đắn trong bức thư. Chúng ta có thể sử dụng mũi tên cuộn trái và phải kê xem từng phiên phiên bản của tài liệu.


Bước 17: Nếu bạn thấy gần như thứ dường như chính xác, hãy nhấp vào Next: Complete the merge (Tiếp theo: dứt hợp nhất).


Bước 18: Sau khi đã ngừng hợp nhất, bạn thực hiện in thư bằng cách bấm Print (In).


Bước 19: Một vỏ hộp thoại bắt đầu sẽ xuất hiện. Cơ hội này, bạn hãy đưa ra quyết định xem bạn muốn in All (Tất cả) những thư tài liệu lúc này hay chỉ một tổ được chọn, kế tiếp bấm OK . Trong ví dụ như của mình, mình sẽ in tất cả các bức thư.


Bước 20: Hộp thoại Print đang xuất hiện. Bạn hãy điều chỉnh cài đặt in giả dụ cần, rồi nhấn OK. Những bức thư sẽ tiến hành in.


Cách trộn thư vào Word 2010

Tiếp đến là cách thực hiện Mail Merge trogn Word 2010, các bạn làm theo các bước dưới trên đây nhé.

Bước 1: Mở tệp tin word văn bạn dạng gốc chúng ta đã sẵn sàng từ trước.

Bước 2: Bạn vào “Mailings”, chọn “Start Mail Merge” chọn “Step Mail Merge Wizard” và lựa chọn “Letter”. Kế tiếp nhấn Next.


Bước 3: Giao diện tiếp sau hiện lên, bạn chọn “Use Curent Document” và chọn Next: Select recipients.


Bước 4: Bạn chọn “Use an existing list” và lựa chọn tiếp “Browse”. Trên đây các bạn chọn cùng mở tệp tin danh sách dữ liệu cần bổ sung cập nhật các địa điểm thiếu dữ liệu gốc.


Bước 5: Chọn Ok để hiển thị bảng dữ liệu. Kế tiếp tại hộp thoại “Mail Merge Recipents” bạn có thể bỏ chọn đều nội dung không yêu cầu bổ sung. Liên tiếp chọn Ok với nhấn Next.


Bước 6: Trong phần “Next: Write Your Letter” chọn “More items”.


Bước 7: Lúc này, chỉ ra hộp thoại “Insert Merge Field”. Các bạn chọn phần trường dữ liệu ở trong những số ấy đúng cùng với nội dụng như ở cạnh bé trỏ con chuột trên sản phẩm tính. Kế tiếp nhấn Insert nhằm chèn vào.

Ví dụ:

– Tại chúng ta tên nhân viên cấp dưới bạn lựa chọn trường là họ tên nhân viên.

– tại chức vụ bạn chọn ngôi trường là chức vụ, … tiếp đến bạn nhận next nhằm tiếp tục.

Trong trường hợp bạn muốn in luôn các phiếu lương; Thì từ bây giờ bạn nên chọn lựa Print. Còn nếu như như bạn muốn xem thành phẩm sau thời điểm trộn vào Word; Thì bạn nên chọn “Edit indidual letters”.


Ngoài ra, nếu bạn có nhu cầu chọn một hoặc tổng thể các phiếu lương gởi cho một số trong những người. Bạn nên vào trong hộp thoại “Merge to lớn new Document”. Và sau đó là tuân theo bảng khuyên bảo hiển thị trên.

– Chọn All: bạn lựa chọn All nếu như muốn xuất toàn bộ. – Chọn Current Record: bạn chọn cái này nếu muốn xuất địa điểm mà nhiều người đang xem. – Chọn From … to lớn …: bạn lựa chọn from nếu như muốn xuất giới hạn.

Mail Merge nâng cấp trong Microsoft Word

Dùng Mail Merge gửi thư hàng loạt trên Microsoft Word

Một giữa những tính năng nâng cấp khi áp dụng Mail Merge vào Word đó chính là việc gửi thư mặt hàng loạt. Quá trình thực hiện tại như sau:

Bước 1: biên soạn nội dung thư điện tử trên Microsoft Word

Hãy mở file Word đã chuẩn bị, vào tab Mailings -> chọn Start Mail Merge -> lựa chọn Email Messages -> lựa chọn Select Recipients -> chọn Use an Existing List

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

  • Cách làm sữa ngô sánh mịn

  • Cách xóa gợi ý tìm kiếm trên messenger

  • Cách kết nối wifi bằng wps

  • Cách xin nghỉ hẳn học thêm

  • x

    Welcome Back!

    Login to your account below

    Retrieve your password

    Please enter your username or email address to reset your password.